Gutes Zeitmanagement liegt in der Verantwortung einer Führungskraft.
Kommen wir zu einem Thema, dass etwas ausführlicher beleuchtet werden muss – das Zeitmanagement. Man sollte meinen, dass dieses Thema aufgrund vieler vorhandener Ratgeber und anderen Weiterbildungsangeboten geklärt ist und das Pareto-Prinzip und das Eisenhower-Prinzip bekannt sind. Das Thema ist jedoch leider nicht Bestandteil der regulären Ausbildung in Schule oder Studium, manchmal jedoch in gut organisierten Unternehmen über Weiterbildungsmaßnahmen bei Auszubildenden und im Rahmen von Weiterbildungskalendern.
Wie sieht es damit tatsächlich im betrieblichen Alltag aus? Probleme im Zeitmanagement entstehen oftmals aufgrund mangelnder Kompetenz der Führungskräfte.
Zeitfresser Nummer eins sind Meetings. Und zwar solche, die überflüssig sind, weil Beteiligte unnötigerweise dazu eingeladen sind oder weil die Meetings dazu dienen, die grundlegende Arbeit einer Führungskraft zu übernehmen. Wie ist das zu verstehen? In unzähligen Meetings sitzen Menschen, die nicht viel zur Sache beitragen können und trotzdem dabei sind. Sie sind nicht direkt beteiligt und dennoch eingeladen.
In anderen Meetings sitzen Mitarbeiter:innen und warten darauf, dass ihr Thema, dass vielleicht nur fünf Minuten Zeit in Anspruch nimmt, zur Sprache kommt. Ihr Thema wird nicht etwa vorgezogen. Nein, sie müssen häufig solange warten, bis sie an der Reihe sind.
Einige Vorgesetzte zweckentfremden Meetings, um Arbeiten zu erledigen, die sie im Rahmen ihrer Führungsaufgabe eigentlich selbst vorbereiten müssen. Dazu gehört zum Beispiel das Erstellen einer wichtigen Agenda oder das Vorbereiten einer Präsentation. Es spricht nichts dagegen, diese Unterlagen in einem Meeting gemeinsam zu besprechen, nachdem sie in ihren Grundzügen fertiggestellt sind. Werden sie jedoch im Termin von Grund auf neu formuliert und aufgebaut, verschwendet der Vorgesetzte die kostbare Zeit seiner Mitarbeiter:innen. Die Zeit, die Mitarbeiter:innen in einem solchen Fall aufwenden, kann sinnvoller in die Erledigung anderer Arbeiten fließen. Nicht selten sitzen vier bis sechs Menschen in einem Raum und beschäftigen sich mit der Ausarbeitung von Unterlagen, damit der:die Chef:in dies nicht alleine tun muss.
Ein weiterer Zeitfresser hat damit zu tun, dass es einige Manager:innen nicht schaffen, ein einheitliches Berichts- und Dokumentationswesen zu installieren, das es zulässt, schnell vernünftige Zeitvergleiche in den Zahlen anzustellen. Vielmehr fordern diese Vorgesetzten immer wieder neue Statistiken und Unterlagen an, die von den vorhergehenden abweichen. Beteiligte müssen sich damit beschäftigen, ständig neue Berichte, Auswertungen und Präsentationen zu erstellen, anstatt ihre wertvolle Zeit damit zu verbringen, vernünftige Maßnahmen aus den Ergebnissen festgelegter einheitlichen Unterlagen abzuleiten und umzusetzen. Oftmals müssen Betroffene die Berichte immer wieder anfordern, weil sie nicht automatisiert in einem vereinbarten Rhythmus versendet werden. Auch das kostet viel Zeit.
Ein weiterer nicht zu unterschätzender Zeitfresser besteht darin, dass manche Manager:innen es sehr gut verstehen, ihre Mitarbeiter:innen immer wieder aus dem Tagesgeschäft zu reißen. Kommt der kurzfristige Anruf des Vorgesetzten, hat sich alles andere danach zu richten. Die Beteiligten sind dazu gezwungen, wichtige Meetings zu unterbrechen und andere Aufgaben zu verschieben, weil der:die Chef:in ohne Vorwarnung volle Aufmerksamkeit verlangt. Es kann durchaus sein, dass ein:e Vorgesetzte:r Informationen benötigt, er:sie sollte sich jedoch sehr gut überlegen, wann und wie er:sie diese einfordert. Das kurzfristige Telefonat oder der kurzfristige Ruf ins Chefbüro sind für Mitarbeiter:innen unangenehm, weil sie die Arbeitsabläufe massiv stören und häufig mehr Zeit in Anspruch nehmen, als angenommen.
Ein anderer nicht ganz unerheblicher Zeitfresser liegt in der Planung von Terminen. Gut organisierte Führungskräfte planen ihre Termine am besten selbst. Ausgenommen sind davon größere Events oder Treffen mit sehr vielen Personen. Treffen mit Einzelpersonen oder kleinen Gruppen kann der:die Vorgesetzte mit sehr viel Zeitersparnis kurz selbst in persönlicher oder schriftlicher Absprache mit den Beteiligten abstimmen. Er:Sie benötigt dafür in der Regel weniger Zeit, als wenn er:sie mit seiner:ihrer Sekretärin oder einem:einer Koordinator:in hin- und her telefonieren muss, weil der gedachte Termin dann doch nicht passt.
Darüber hinaus kann es auf Seiten einer Führungskraft, die nicht direkt in das operative Tagesgeschäft mit Betreuung von Kund:innen eingebunden ist, sinnvoll sein, Telefonate stark zu reduzieren. Vor allem, wenn es um die Erreichbarkeit in Bezug auf Angebote und Anfragen von externen Berater:innen und Dienstleister:innen geht. Aber auch, wenn es um Anrufe von Kolleg:innen auf gleicher Ebene und von unterstellten Personen geht. Vieles erledigt sich von selbst, wenn die Erreichbarkeit einer Person nicht oder nur eingeschränkt gegeben ist. Unnötige Telefonate gehören mit zu den fünf großen Zeitfressern der heutigen Zeit.
Der nächste Zeitfresser besteht darin, dass die Mitarbeiter:innen und auch der:die Vorgesetzte dazu gezwungen sind, Aufgaben ersatzweise für andere zu erledigen, damit die eigenen Arbeiten zeitgerecht erledigt werden können — ein Phänomen dieser Zeit, in der viele Menschen gerne die Arbeit anderen überlassen und vieles ganz bewusst aussitzen, wenn sie merken, dass dies keine Konsequenzen hat.
Eine weiterer Punkt, der in der Praxis zu einem hohen Zeitbedarf führen kann, ist, wenn es ein:e Vorgesetzte:r nicht schafft, Ordnung und Struktur in der Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen und Vorgesetzten herzustellen. Das fängt beim eigenen Schreibtisch im Rahmen der Vorbildfunktion an und endet im gemeinsamen Ablagesystem für alle Beteiligten mit den dazugehörigen Regeln.
Es lässt sich darüber hinaus viel Zeit sparen, wenn der:die Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben und Projekte im Rahmen einer Opos-Liste (auch beschrieben hier im Blog) priorisieren und nicht wichtige und nicht dringliche Aufgaben außen vor lassen oder zu einem günstigeren Zeitpunkt erledigen. Es kostet Zeit und Produktivität, wenn Beteiligte die anstehenden Aufgaben in der falschen Reihenfolge bearbeiten.
Das Thema der schlechten Vorbereitung, oft verbunden mit Unpünktlichkeit, führt ebenfalls zu massiven zeitlichen Einschränkungen. Bedauerlicherweise gibt es in Unternehmen Menschen, die der Arbeits- und Lebenszeit ihrer Kolleg:innen keinen Respekt entgegenbringen. Es kostet sehr viel Zeit, wenn Beteiligte zu spät und oder unvorbereitet zu einem Termin kommen.
Zuletzt geht es um eine durchdachte Vertretungsregelung. Nur wenn es in einer Abteilung für jede Funktion eingearbeitete Vertreter:innen gibt, wird das Zeitmanagement bei Krankheit oder anderen Ausfällen nicht zu stark belastet. Es kostet enorm viel Zeit, wenn kurzfristig und operativ für Vertretung zu sorgen ist.
Die größten Zeitfresser sind damit identifiziert:
1. Teilnahme an Meetings zu Themen und Projekten, an denen Betroffene nicht direkt beteiligt sind.
2. Das Warten darauf, dass ein:e Beteiligte:r mit seinem Thema im Meeting an der Reihe ist.
3. Teilnahme an Meetings, die primär der Erledigung der Arbeit eines:einer Vorgesetzten oder Kolleg:innen dienen.
4. Das Berichtswesen wird ständig neu angepasst.
5. Vorgesetzte sprechen Mitarbeiter:innen plötzlich und unvorbereitet im Tagesgeschäft an.
6. Vorgesetzte planen Termine nicht selbst, sondern lassen für sich planen.
7. Ständige Erreichbarkeit über das Telefon für Alles und jeden
8. Fehlende Ordnung und Struktur
9. Falsch gesetzte Prioritäten bei anstehenden Aufgaben und Projekten
10. Schlechte Vorbereitung in Verbindung mit Unpünktlichkeit
11. Keine eingearbeitete Vertretung in den Funktionen
Um diese Dinge zu verstehen und im Rahmen der eigenen Tätigkeit positiv zu verändern, braucht es keinen weiteren Ratgeber für das Zeitmanagement. Beachtest du als Vorgesetzte:r alleine diese Punkte in der Zusammenarbeit mit deinen Mitarbeiter:innen, deinen Kolleg:innen und deinem:deiner eigenen Chef:in, wirst du wesentlich mehr Zeit für die wichtigen Gespräche mit deinen Mitarbeiter:innen zur Verfügung haben und kommst mit allen Beteiligten produktiver und schneller zu Ergebnissen.
Ergänzend kannst du noch ein paar einfache Tricks anwenden, um dich persönlich besser zu organisieren. Wie sieht also ein erfolgreiches Zeitmanagement heute aus? Wie solltest du dich verhalten und welche Tipps und Kniffe kannst du sonst noch anwenden?
Lade nur Personen zu Meetings ein, die auch wirklich etwas Wichtiges zur Bearbeitung des Themas beitragen können und selbst mit ihrer Arbeit am Gelingen beteiligt sind. Personen, die nur zwecks Redebeitrag dabei sind, kannst du getrost wieder ausladen.
Ziehe Themen von Mitarbeiter:innen in Meetings vor, deren Beitrag erforderlich ist, die jedoch nicht während der kompletten Zeit anwesend sein müssen. Entlasse diese Mitarbeiter:innen frühzeitig aus dem Termin.
Benutze deine Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen nicht, um deine eigenen Arbeiten zu erledigen. Bereite wichtige Unterlagen erst selbst vor, bevor du sie für Korrektur und Ergänzungen deinen Mitarbeiter:innen oder Kolleg:innen vorstellst.
Einige dich mit deinen Mitarbeiter:innen, deinen Kolleg:innen und deinem:deiner Vorgesetzten auf ein einheitliches Berichtswesen mit aussagefähigen, analysefähigen und vergleichbaren Berichten, die nicht jedes Jahr wieder neu angepasst werden müssen. Jeder soll die Berichte verstehen und relevante Informationen regelmäßig und automatisiert per Mail zugestellt bekommen.
Vermeide es, deine Mitarbeiter:innen im Tagesgeschäft operativ und hektisch anzusprechen. Versuche vorauszusehen, wann du etwas von deinen Mitarbeiter:innen brauchst und bespreche diese Punkte regelmäßig im Jour Fixe oder im Teamgespräch. Störe deine Mitarbeiter:innen nie während eines Meetings.
Plane deine Termine und Agenden selbst, ausgenommen größere Veranstaltungen mit mehreren Teilnehmer:innen. Sprich die Termine direkt und persönlich mit den Beteiligten unter Zuhilfenahme deines Kalenders ab.
Grenze die Erreichbarkeit per Telefon auf absolut notwendige Gespräche ein. Gespräche am Telefon sollten nur dann geführt werden, wenn die Dringlichkeit dies erfordert. Alles andere kann warten. Bitte Berater:innen, Agenturen und andere Dienstleister:innen darum, dir Informationen grundsätzlich per Mail zukommen zu lassen. Lass dich keinesfalls auf unnötige vertrieblich gesteuerte Werbegespräche ein. Bitte Anbieter:innen darum, Angebot und Nutzen schriftlich so detailliert wie möglich dazustellen. Wenn ein Angebot wirklich von Interesse ist, kannst du dir dies in Ruhe anschauen, wenn du ein passendes Zeitfenster hast. Gespräche mit deinem:deiner eigenen Vorgesetzten haben immer Vorrang, lass dich jedoch nicht in einem Meeting stören und kommuniziere dies auch nach oben so. Erkläre im Notfall, dass du nur sehr kurz zur Verfügung stehst, weil du beschäftigt bist. Finde heraus, was dein:e Vorgesetzte:r zu welcher Zeit genau von dir benötigt, damit du die notwendigen Informationen liefern kannst, bevor du operativ per Telefon darauf angesprochen wirst.
Schaffe Ordnung und Struktur in der Zusammenarbeit mit deinem Team. Dein Arbeitsplatz und die Arbeitsplätze deiner Mitarbeiter:innen sollten stets aufgeräumt sein – spätestens bei Verlassen. Alle wichtigen Unterlagen wie Berichte, Leitfäden und Dokumentationen sollten strukturiert geordnet und für alle Personen, die damit zu tun haben, auffindbar sein. Neue Mitarbeiter:innen können dadurch schneller in ihre Aufgabe eingewiesen werden.
Lege die Prioritäten der Aufgaben und Projekte mit deinen Mitarbeiter:innen regelmäßig neu mit Bearbeitung der Opos-Liste im Teamgespräch fest. Verschiebe Termine, wenn es notwendig ist und kommuniziere Veränderungen direkt und zeitnah an deine:n Vorgesetzte:n, bevor diese:dieser deswegen auf dich zukommen muss.
Lass nicht zu, dass jemand zu von dir gesteuerten Terminen und Meetings unpünktlich erscheint. Weise konkret auf den mangelnden Respekt hin, der damit einhergeht. Fordere von allen Beteiligten in deinem Umfeld ein, dass jeder gut vorbereitet erscheint. Versende deshalb mit jedem Termin eine kurze Agenda mit Aufforderung zur Vorbereitung.
Sorge dafür, dass es in deiner Abteilung eingearbeitete Vertreter:innen für jeden Arbeitsbereich gibt. Das sollte im Rahmen der Aufgabenverteilung klar geregelt sein. So kann der:die Vertreter:in jederzeit einspringen und wichtige Aufgaben können weiterbearbeitet werden. Du musst als Vorgesetzte:r nicht operativ mit einer Sonderregelung eingreifen. Beim Vertreter oder bei der Vertreterin kommt es kurzfristig zu einer Sonderbelastung, die im schlimmsten Fall mit ein paar Überstunden zu kompensieren ist.
Damit schafft du ein Arbeitsklima, dass dir und deinen Mitarbeiter:innen insgesamt mehr Zeit für wichtige Aufgaben lässt. Du wirst merken, dass du bedingt durch diese Maßnahmen auch für deine eigenen Aufgaben und Projekte wesentlich mehr Zeit einplanen kannst. Es gibt jedoch noch ein paar Punkte in Bezug auf dein persönliches Zeitmanagement zu beachten, die du später auch deinen Mitarbeiter:innen vermitteln kannst.
Dein persönliches Ablagesystem und Ordner
Wie du deine Ablage organisierst, bleibt im Prinzip dir überlassen. Es ist jedoch sehr wichtig, dass du ein System für dich einrichtest, mit dem du gut arbeiten kannst und alle wichtigen Unterlagen sofort griffbereit zur Verfügung hast. Es spielt keine Rolle, ob du dies digital oder analog tust. Da es sein kann, dass du als Führungskraft in einem kurzfristig angesetzten Termin gegenüber Vorgesetzten sofort Rede und Antwort stehen musst, halte wichtige Projektunterlagen und Berichte jederzeit schriftlich und geordnet griffbereit, da digitale Systeme nicht immer funktionieren. Es empfiehlt sich für wichtige Projekte die Anlage eine Mappe, deren Inhalt regelmäßig aktualisiert wird, wenn kein sicheres digitales System dafür zur Verfügung steht.
Die Minimalform der Ablage von Mails und anderen Nachrichten besteht darin, diese nach fünf Punkten gedanklich und physisch zu ordnen:
1. Lesen und löschen oder ablegen
2. Lesen und für spätere Verwendung (z.B.Termin) im Posteingang behalten
3. Lesen, sofort selbst bearbeiten, löschen oder ablegen
4. Lesen und auf Termin für eigene Bearbeitung legen
5. Lesen und zur Bearbeitung weitergeben, Termin für Kontrolle im Blick behalten
Die meisten Führungskräfte werden heute von einer Flut von Nachrichten auf unterschiedlichen Kanälen überrollt. Deshalb ist es notwendig, jeden Tag ein Zeitfenster für die Bearbeitung deines Posteingangs zu reservieren. Auch wenn es nur zehn Minuten sind. Die erfolgreiche Bearbeitung hängt ab von deinem persönlichen Ordnungssystem, aber auch von der Tageszeit und deiner Konzentrationsfähigkeit. Zusätzlich kann es erforderlich sein, den Bearbeitungsstand von Projekten in Projektmanagement-Tools oder auf extern angebundenen Plattformen zu überwachen. Das Anlegen von umfangreichen Ordnerstrukturen frisst nur viel Zeit. Wenn du nicht ganz auf Ordner verzichten kannst, reicht es aus, die Post in grobe Kategorien einzusortieren, die für alle nachvollziehbar sind und sofort auf der ersten Ebene sichtbar nach der Firmenlogik und deren Begriffen durchsucht werden können. Ansonsten findet die Suche auf dem Computer so ziemlich alles wieder, wenn der Dateiname oder die Ordnerbezeichnung stimmt. Lege also Wert darauf, dass alle Dateinahmen und Ordner in einer festgelegten für alle begrifflich nachvollziehbaren Struktur mit sortierbarem Datumsformat und Dokumentversionen angelegt sind.
Der Termin vor dem Termin und der Termin für die Kontrolle
Achtung: Chefaufgaben haben immer Vorrang!
Sobald du eine Aufgabe identifiziert hast, die nur du selbst erledigen kannst — wahrscheinlich eine wichtige und dringliche oder auch nicht so dringliche Aufgabe — solltest du dir diese selbst in den Kalender schreiben und ausreichend Zeit für die Bearbeitung mit einem Zeitpuffer einplanen. Dabei haben Chefaufgaben absoluten Vorrang. Fordert dein:e Vorgesetzte:r etwas ein, solltest du es sofort mit Priorität behandeln und ohne große Zeitverzögerung bearbeiten. Auch, wenn es ein längeres Zeitfenster für die Bearbeitung gibt. Brauchst du hier die Zu-Arbeit anderer Personen, solltest du alles frühzeitig in die Wege leiten, um diese Aufgaben mit Priorität zu erledigen. Stelle einen Termin im Kalender vor der Abgabe zwecks Kontrolle für dich und die Beteiligten ein. So kannst du noch korrigierend eingreifen, falls dies erforderlich ist. Lässt du ansonsten Aufgaben bearbeiten, stelle dir im Kalender zusätzlich einen Kontrolltermin ein. Lege den dazugehörigen Schriftverkehr und wichtige Unterlagen und Dokumente gleich mit dem Termin ab. So entgeht dir nichts in der Bearbeitung wichtiger Angelegenheiten und du hast zum Bearbeitungstermin alles augenblicklich griff- oder arbeitsbereit.
Das Beste, was du bei anstehenden Aufgaben tun kannst, ist dir einen Termin vor dem Termin einzustellen. So hast du die Möglichkeit, schon vor der eigentlichen Bearbeitung mit Aufgabe beginnen zu können. Dein Kalender ist damit für die Aufgabe offiziell blockiert. Es wird schwierig für andere, dir zu diesem Zeitpunkt einen Termin einzustellen. Wenn du zu Terminen eingeladen wirst, und gut vorbereitet dort erscheinen möchtest, stell dir einen Termin vor dem Termin für die Vorbereitung ein. Auch diese Zeit ist dann blockiert und dient deiner Vorbereitung. Du kommst so nicht in operative Hektik und wirst in den Terminen die entsprechende Wirkung hinterlassen.
Diese Art der Terminsetzung erfordert ein hohes Maß an Disziplin und Übersicht, zahlt jedoch mit ein wenig Übung auf dein gesamtes Zeitmanagement ein. Da du dir selbst alle Termine setzt und Zeit für die wichtigen Dinge weit im Voraus reserviert hast, kommst du mit nichts in Zeitverzug. Das wirkt nicht nur professionell, sondern bringt mehr Ruhe und Sicherheit in dein persönliches Zeitmanagement. Dein:e Vorgesetzte:r wird es dir danken.
Der Termin für die Bearbeitung von Mails und anderen Nachrichten
Wenn du noch genauer arbeiten möchtest, kannst du dir auch ein offizielles Zeitfenster für die Bearbeitung von Mails und anderen Nachrichten einrichten. Auch hier ist dein Kalender dann fest dafür blockiert. Es kann zum Beispiel sein, dass du eine Mail an deine:n Vorgesetzte:n erst später zu einem bestimmten Zeitpunkt schreiben kannst und bis dahin noch auf wichtige Daten und Auswertungen wartest. In einem solchen Fall gehört für das Schreiben dieser Mail ein separater Termin eingestellt, weil dein:e Vorgesetzte:r immer hohe Priorität hat.
Die Zeit vor dem Termin und die Zeit danach
Setze wenn möglich nie einen Termin direkt an den anderen. In einem pro-aktiven Zeitmanagement brauchst du zwischen Terminen eine kurze Atempause — insbesondere, wenn du für den Gang zum Besprechungsort noch Zeit benötigst. Reserviere mindestens fünfzehn Minuten, bei weiteren Wegen bis zu einer halben Stunde dafür. Oft kommt es in der Praxis dazu, dass du vor oder nach einer Besprechung noch kurz mit jemandem über etwas Wichtiges sprechen musst. Dafür ist dann genügend Zeit. Ein Zeitfenster vor und nach den Terminen ermöglichst dir, in jedem Fall pünktlich zu erscheinen.
Die Zeitreserve
Kein Tag verläuft heute, ohne dass du in deiner Funktion als Führungskraft nicht mit unvorhergesehenen Situationen rechnen muss. Eine Kundenbeschwerde erreicht dich, dein:e Mitarbeiter:in hat ein Problem oder der:die Sekretär:in deines:deiner Vorgesetzte:n muss etwas mit dir abstimmen. Solche Dinge kosten Zeit und sind im Prinzip nicht direkt planbar. Reserviere also einen notwendigen Prozentsatz an Arbeitszeit für Unvorhergesehenes. Diese Zeit ist abhängig von den Umgangsformen in deinem Unternehmen. Es kann sein, dass du bis zu dreißig Prozent deiner Zeit für überraschende Aufgaben reservieren musst. Vielleicht reichen auch zehn Prozent.
Schaffe auch digital Ordnung und Übersicht
Denke daran, dass es heute unabdingbar ist, auch digital Ordnung zu schaffen. Es macht Sinn, sich mindestens einmal im Monat ein Zeitfenster zu schaffen, innerhalb dessen Dateien und Ordner, aber vor allem der Desktop aufgeräumt wird. Dabei sollten nur notwendige Dateien für Projekte in Arbeit auf dem Desktop liegen. Am besten mit einer Verknüpfung zum Stammordner, der regelmäßig über deine IT gesichert wird. Es kommt sehr häufig vor, dass Arbeitnehmer bei einem Defekt ihres Rechners keinen Zugriff mehr auf die Desktop-Dateien haben, weil diese bedauerlicherweise nur dort gespeichert waren. Wichtige Dateien solltest du darüber hinaus in einem separaten Ordner doppelt gesichert ablegen, falls die Ursprungsdatei aus einem Softwarefehler heraus plötzlich abstürzen sollte und nicht wiederhergestellt werden kann. Langjährige Microsoft-Kenner wissen das. Nur alleine mit diesen Maßnahmen kannst du im Schadensfall eine Menge Zeit sparen.
Urlaubsplanung und Vertretungsregelung
Es macht Sinn, die Urlaubsplanung aller Mitarbeiter:innen mit entsprechenden Vertretungsregelungen weit in Voraus abzustimmen. Es sollte möglichst nicht passieren, dass während der Urlaubszeit eines:einer Mitarbeiter:in kein:e Vertreter:in anwesend ist, der:die wichtige Kernaufgaben erledigen kann. Besonders schwierig gestaltet sich dies in kleinen Unternehmen oder Abteilungen, in denen es nicht für jede Funktion eine:n direkt verantwortlichen Vertreter:in gibt. Sorge dafür, dass über eine klar definierte Vertretungsregelung für jeden Arbeitsplatz in deiner Abteilung oder deinem Arbeitsbereich sichergestellt ist, dass jemand die wichtigen Kernaufgaben in Abwesenheit des:der Verantwortlichen übernimmt. Idealerweise sollten deine Mitarbeiter:innen ihre Urlaube mit der entsprechenden Vertretungsregelung selbst planen und gegenseitig mit ihren Vertreter:innen abstimmen. Die Empfehlung für die Planung von Abwesenheit lautet wie folgt:
Jede:r Mitarbeiter:in hat eine:n Vertreter:in, der in die Kernaufgaben eingewiesen ist. Bei Ausfall oder Urlaub weiß er:sie genau, was konkret zu tun ist.
Die Mitarbeiter:innen verplanen ihre Urlaube für das kommende Geschäftsjahr bereits zum Ende des Vorjahres und halten maximal fünf Tage Urlaub offen für Unvorhergesehenes.
Die Urlaubsplanung erfolgt in direkter Abstimmung mit dem:der Vertreter:in. Ein Zeitraum von maximal einer Woche kann verplant werden, ohne dass ein:e Vertreter:in anwesend ist. Das gilt nur, wenn gewährleistet ist, dass es dadurch nicht zu Verzögerungen in den Arbeitsprozessen oder Kundenbeschwerden kommt.
Die Mitarbeiter:innen können ihren Urlaub in Absprache mit den Vertreter:innen und mit Änderungsantrag bei den Vorgesetzten jederzeit den privaten und betrieblichen Erfordernissen anpassen.
Alle Mitarbeiter:innen legen ihre Abwesenheitszeit als Termin für alle Kolleg:innen inclusive des:der Vorgesetzte:n im Kalender an. So ist sichergestellt, dass jeder in der Abteilung Auskunft zur Abwesenheit eines Kollegen, einer Kollegin oder des:der Vorgesetzten geben kann.
Die von allen eingestellte Urlaubsplanung für das neue Geschäftsjahr wird mit allen Mitarbeiter:innen der Abteilung oder des Bereiches in einer Teamsitzung besprochen. Eventuelle kritische Phasen sind Thema der Besprechung, so dass die Planung nicht zu unangenehmen Überraschungen führt.
Du bekommst so große Planungssicherheit und es kommt nicht operativ bei Krankheit, Urlaub oder anderer Abwesenheit von Mitarbeiter:innen zu unerwarteten Engpässen. Je mehr Flexibilität und Eigenverantwortung die Mitarbeiter:innen bei ihrer Planung eingeräumt bekommen, desto weniger Zeit musst du aufbringen, um diese Dinge selbst als Führungskraft zu regeln. Wichtig ist, dass du die Planung regelmäßig überprüfst und größere Abweichungen wieder in der Teamsitzung besprichst. Sollte die Regelung in irgendeiner Form zu Missbrauch führen, musst du sofort konsequent eingreifen. Grundsätzlich kannst du davon ausgehen, dass du nur sehr selten eingreifen musst, weil deine Mitarbeiter:innen mit ihrem Freiraum in der Regel sehr verantwortungsvoll umgehen.
Fazit: Dein Terminkalender wird voll sein.
Aber nur gegenüber der Außenwelt. Du selbst kannst flexibel in deinem Zeitmanagement agieren, weil du die schlimmsten Zeitfresser beseitigt hast. Du wirst der:die Herrscher:in über deine Zeit, weil du selbst aktiv dafür sorgst, dass dein Terminkalender mit den für deine Arbeit wichtigen Terminen gefüllt ist. Du arbeitest aktiv und bewusst mit deiner Zeit und bereitest dich schon weit im Vorfeld auf wichtige Termine vor. Außenstehende merken, dass es schwierig ist, mit dir einen Termin zu vereinbaren und stimmen sich genauer im Vorfeld mit dir ab, ohne dir einen vielleicht unnötigen Termin einzustellen.
Viel Spaß bei der Umsetzung
Mike Winter